Accordo sul trattamento dei dati

Il presente accordo regola il trattamento dei dati dei pazienti che il professionista inserisce in Noesis Clinical Insight ("Noesis" o "il Servizio"). È parte integrante dei Termini di servizio.

Il Responsabile tratta i dati personali dei pazienti per conto del Titolare, al solo fine di erogare il Servizio. L'accordo ha la stessa durata dell'account del Titolare e cessa con la sua cancellazione, fatti salvi gli obblighi del § 9.

• Archiviazione cifrata della cartella clinica: anagrafica, sedute, note, documenti, appuntamenti
• Trascrizione delle registrazioni audio delle sedute, che sono cancellate automaticamente entro 48 ore
• Elaborazione dei testi mediante modelli di intelligenza artificiale, per produrre proposte testuali destinate al solo Titolare
• Esportazione e cancellazione dei dati su richiesta del Titolare

Il Responsabile non tratta i dati per finalità proprie, non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale e non li cede a terzi.

• Interessati: i pazienti del Titolare e le persone che il Titolare nomina nella documentazione clinica
• Dati identificativi scelti dal Titolare (alias, iniziali o nome) e dati di contatto, se inseriti
• Dati relativi alla salute (art. 9 GDPR): note cliniche, trascrizioni, formulazioni, documenti
• Registrazioni audio delle sedute, conservate solo fino alla trascrizione

Il Responsabile tratta i dati soltanto su istruzione documentata del Titolare. Costituiscono istruzione il presente accordo e le operazioni che il Titolare compie nell'applicazione. Se un'istruzione gli appare in contrasto con il GDPR o con altre norme sulla protezione dei dati, il Responsabile ne informa subito il Titolare.

• Le persone autorizzate a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza. Oggi l'unica persona con accesso amministrativo al Servizio è il Responsabile
• Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative dell'art. 32 GDPR descritte nell'informativa privacy (§ 7): cifratura in transito e a riposo, cifratura lato client dei contenuti clinici, isolamento dei dati per utente, registro delle operazioni non modificabile dall'applicazione
• Con la passphrase impostata, il Responsabile non è tecnicamente in grado di leggere i contenuti clinici. Gli account senza passphrase non godono di questa garanzia
• Il Responsabile non accede ai contenuti clinici se non su richiesta scritta del Titolare, per l'assistenza che questi chiede

Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati al § 6 dell'informativa privacy. Il Responsabile impone loro, per contratto, obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente accordo e ne risponde nei confronti del Titolare.

Il Responsabile comunica via email ogni aggiunta o sostituzione di un sub-responsabile con almeno 15 giorni di anticipo. Entro quel termine il Titolare può opporsi e, se l'opposizione non trova soluzione, recedere dal Servizio dopo aver esportato i propri dati.

Server applicativi, database ed elaborazione mediante intelligenza artificiale si trovano nel Regno Unito, paese coperto da una decisione di adeguatezza della Commissione europea. I file sono archiviati nell'Unione Europea. Gli altri trasferimenti sono descritti al § 12 dell'informativa privacy e avvengono con le garanzie previste dal Capo V del GDPR.

• Diritti dei pazienti: l'applicazione consente al Titolare di consultare, esportare, correggere e cancellare i dati di ciascun paziente. Il Responsabile lo assiste su richiesta per ogni altra esigenza
• Violazioni dei dati: il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili su natura, dati coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate
• Valutazioni d'impatto e consultazioni preventive: il Responsabile fornisce le informazioni sul Servizio di cui dispone

Il Titolare può esportare in qualsiasi momento l'intero archivio clinico. Alla cancellazione dell'account i dati vengono eliminati dal database e dall'archivio dei file. Le copie di sicurezza gestite dall'infrastruttura vengono sovrascritte automaticamente entro 98 giorni e non sono usate per altri scopi. In caso di interruzione del Servizio il Titolare dispone di almeno 30 giorni per esportare i dati.

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo e consente verifiche, anche tramite un incaricato del Titolare, con un preavviso ragionevole e nel rispetto della riservatezza degli altri utenti.

• Disporre di una base giuridica per il trattamento e informare i pazienti, anche sull'uso di strumenti di intelligenza artificiale
• Raccogliere il consenso dei pazienti dove necessario, in particolare prima di registrare le sedute
• Impartire istruzioni lecite e usare il Servizio secondo i Termini di servizio
• Custodire le proprie credenziali e la passphrase

Le modifiche sostanziali al presente accordo sono comunicate via email e richiedono una nuova accettazione, chiesta al primo accesso successivo. L'accordo è regolato dalla legge italiana; per le controversie vale quanto previsto dai Termini di servizio.